Embaucher 1er salarié : checklist 12 étapes · HDBS

Vous franchissez le cap de votre premier salarié ? Voici la checklist complète des 12 étapes incontournables à suivre — dans l'ordre — pour ne rien oublier et démarrer sans risque administratif ni redressement futur.

ÉTAPE 1 — Choisir la convention collective applicable

Avant même de rédiger le contrat, identifiez la convention collective dont relève votre activité.

Trouvez votre code NAF/APE (sur Pappers, Infogreffe, INSEE)
Recherchez la convention sur legifrance.gouv.fr
Notez l'IDCC (Identifiant De la Convention Collective)

Exemples :

Conseil pour TPE : IDCC 1486 (Bureaux d'études techniques, Syntec)
Restauration : IDCC 1979 (HCR)
Coiffure : IDCC 2596

⚠️ La convention collective détermine : grilles de salaires minimum, durée du travail, indemnités, mutuelle obligatoire spécifique. Ne pas l'identifier = redressement assuré au premier contrôle.

ÉTAPE 2 — Rédiger le contrat de travail

Mentions obligatoires :

Identité des parties (vous et le salarié)
Date d'embauche et date de fin (CDD) ou durée indéterminée (CDI)
Lieu de travail
Fonction et qualification
Salaire brut et fréquence de versement
Durée hebdomadaire de travail
Référence à la convention collective
Période d'essai (durée et possibilité de renouvellement)
Caisse de retraite complémentaire (AGIRC-ARRCO)

Formats acceptés :

✅ CDI à temps plein → contrat non obligatoire par écrit (mais hautement recommandé)
✅ CDD, temps partiel, alternance, apprentissage → contrat OBLIGATOIRE par écrit

💡 Le contrat doit être signé avant la prise de poste, idéalement remis 48h avant.

ÉTAPE 3 — La DPAE (Déclaration Préalable À l'Embauche)

À faire entre 8 jours avant l'embauche et l'instant qui la précède. Sur net-entreprises.fr ou via votre logiciel de paie.

La DPAE déclenche automatiquement :

L'immatriculation Sécu du salarié
L'affiliation chômage
La déclaration médecine du travail
L'inscription URSSAF

Voir notre article complet sur la DPAE et la DSN →

ÉTAPE 4 — Affiliation à la médecine du travail

Obligatoire : tout employeur doit adhérer à un Service de Prévention et de Santé au Travail Interentreprises (SPSTI).

Inscrivez-vous avant la prise de poste du salarié
Tarif : ~80-150 € HT/an/salarié
Liste des SPSTI par département sur prst-hdf.fr (pour les Hauts-de-France)

ÉTAPE 5 — Visite d'information et de prévention (VIP)

Obligatoire dans les 3 mois suivant l'embauche (sauf risques particuliers : avant prise de poste).

Le SPSTI organise la VIP avec une infirmière ou un médecin du travail. Documentez la fiche d'aptitude (à conserver).

ÉTAPE 6 — Mutuelle santé d'entreprise

Obligation depuis 2016 : tout employeur doit proposer une mutuelle collective obligatoire à ses salariés en CDI ou CDD ≥ 12 mois.

Cofinancement minimum : 50% employeur, 50% salarié
Garanties minimales : ANI (panier de soins de base)
Cas de dispense : salarié déjà couvert par son conjoint, CDD < 12 mois sur demande, alternance < 3 mois

💡 Cherchez la mutuelle prévue par votre convention collective : elle est souvent plus avantageuse (tarif négocié) et conforme par défaut.

ÉTAPE 7 — Prévoyance

Selon les conventions collectives, la prévoyance (décès, invalidité, incapacité de travail) est obligatoire. Pour les cadres, le minimum est de 1,50% du salaire versé par l'employeur (article 7 de la convention nationale AGIRC).

Vérifiez votre convention collective.

ÉTAPE 8 — Caisse de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO

Obligatoire. Affiliation à votre caisse régionale (Klesia, Malakoff Humanis, AG2R, etc.) avant la 1ʳᵉ paie.

L'affiliation est généralement déclenchée automatiquement par votre première DSN.

ÉTAPE 9 — Le registre unique du personnel

Obligatoire dès le 1ᵉʳ salarié. Format libre (Excel, papier, logiciel paie).

Mentions à porter pour chaque salarié :

Identité complète
Nationalité
Date d'embauche et de sortie
Emploi et qualification
Type de contrat (CDI/CDD/apprentissage/alternance/stage)

À conserver 5 ans après le départ du dernier salarié inscrit.

ÉTAPE 10 — Le DUERP

Le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels est obligatoire dès le 1ᵉʳ salarié, à actualiser annuellement.

Voir notre guide complet sur le DUERP →

ÉTAPE 11 — Affichage obligatoire

À afficher visiblement dans vos locaux :

Inspection du travail (coordonnées)
Médecin du travail (coordonnées)
Convention collective applicable (référence)
Horaires de travail
Repos hebdomadaire
Sécurité routière (si déplacements pros)
Lutte contre le harcèlement sexuel/moral
Égalité hommes/femmes

Notre formation Affichage obligatoire (4 h, à distance) couvre la liste complète selon votre effectif.

ÉTAPE 12 — Premier bulletin de paie

À éditer en fin de mois (ou prorata du 1ᵉʳ mois) avec votre logiciel de paie :

Brut mensuel
Cotisations salariales (~22-23%)
Cotisations patronales (~40-45%)
Net imposable
Prélèvement à la source
Net à verser

Échéances de paiement :

Salaire : versement mensuel au salarié (généralement en fin de mois)
Cotisations URSSAF : trimestrielles (TPE) ou mensuelles
DSN : avant le 15 du mois suivant (TPE)

Récap visuel : les 12 étapes dans l'ordre

J-30  →  Choisir CC, rédiger contrat, choisir mutuelle
J-15  →  Affilier mutuelle/prévoyance/SPSTI
J-7   →  Signer le contrat
J-1   →  DPAE
J0    →  Premier jour : remise de matériel, briefing
J+15  →  Mise à jour DUERP, registre, affichage
J+30  →  Premier bulletin de paie + DSN
J+90  →  Visite VIP médecin du travail

Le risque caché : la sous-déclaration

🚨 Le piège n°1 des TPE qui embauchent leur 1ᵉʳ salarié : avoir une approche « on règle au fur et à mesure ». L'URSSAF et l'inspection du travail considèrent qu'au-delà de 3 jours sans déclaration, on est en travail dissimulé. Sanction : amende jusqu'à 45 000 € + 3 ans de prison.

Notre accompagnement

HDBS propose un accompagnement « 1ère embauche » clé en main qui couvre :

✅ Choix de la convention collective
✅ Rédaction du contrat et clauses adaptées
✅ Mise en place mutuelle/prévoyance
✅ DPAE et premier paramétrage Silae
✅ Création du DUERP simplifié
✅ Premier bulletin de paie + première DSN

Contactez-nous pour un devis personnalisé. Réponse sous 24 h ouvrées.